Ilmu Perpustakaan & Informasi

diskusi dan ulasan ringkas

Posts Tagged ‘Manajemen pengetahuan’

Who you know is what you know

Posted by putubuku pada Februari 8, 2009

Kalau dipikir-pikir, sebagian besar pengetahuan yang sekarang kita miliki adalah hasil pergaulan dengan orang-orang yang relatif dekat. Hanya sebagian kecil dari apa yang kita ketahui adalah hasil hubungan jauh. Hampir semua pengetahuan manusia datang lewat hubungan sosial (social interaction), dan hampir tak ada pengetahuan yang muncul dalam keterisolasian manusia. Mungkin ini tak berlaku bagi seorang petapa, atau seorang yang mengasingkan dirinya di sebuah pulau tak berpenduduk. Tapi, berapa orang, sih, yang kayak gitu di sekitar kita? Dan apa, sih, pengetahuan mereka  -kita, kan, nggak tahu juga.

Kalau saya atau Anda mengaku memiliki sebuah pengetahuan, maka hampir pasti “sebuah pengetahuan” itu dimiliki juga oleh orang lain selain saya dan Anda. Coba, deh, hitung-hitung sendiri: berapa banyak hal yang kita ketahui dan tidak diketahui orang lain? Pasti nggak ada! Bahkan untuk seseorang yang mengaku “menemukan” sebuah pengetahuan baru (sering dikatakan “temuan baru”), pasti ada bagian dari yang “baru” itu adalah “lama”, dan kalau tidak ada yang “lama” maka tidak mungkin ada yang “baru”. Semua pengetahuan didahului oleh pengetahuan sebelumnya, dan hampir pasti “pengetahuan sebelumnya” ini datang dari orang lain.

Maka amatlah penting bagi para peneliti maupun praktisi yang bergerak dalam bidang informasi dan pengetahuan untuk memahami hubungan sosial atau pergaulan sosial sebagai bagian dari perkembangan pengetahuan. Untuk awalan, simaklah pendapat Nahapiet dan Goshal (1998) yang mengentarai ada tiga dimensi dalam sebuah hubungan atau interaksi sosial:  dimensi struktural, relasional dan kognitif. Secara ringkas, begini penjelasannya:

  1. Dimensi struktural. Setiap sistem masyarakat mengandung ciri-ciri alias properties yang memperlihatkan konfigurasi (tatanan) hubungan antar manusia atau antar kelompok.  Konfigurasi ini langsung memengaruhi pembentukan pengetahuan, karena menentukan akses seseorang ke sumber pengetahuan.  Orang yang punya koneksi adalah orang yang lebih banyak punya akses ke sumber pengetahuan. Semakin bagus koneksinya, semakin besar kemungkinannya mengakses pengetahuan orang lain. Nggak percaya? Coba, deh, berteman baik dengan seorang pustakawan… hehehehe.   Koneksi ini tak harus bersifat fisik; dapat pula berupa koneksi virtual lewat telekomunikasi. Misalnya, lewat blog ini (ehm!) atau lewat Facebook, MySpace, Plurk, dan sebagainya.  Dalam rumus singkat, pengaruh koneksi terhadap pengetahuan ini berbunyi: “who you know is what you know“. Lebih jauh lagi, koneksi dan pergaulan sehari-hari dapat mempermurah biaya akses pengetahuan. Nggak percaya? Coba, deh, berteman dengan seorang pustakawan… hehehehe (lagi).
  2. Dimensi relasional. Setiap hubungan antar manusia selalu melalui semacam “sejarah”, tidak ujug-ujug terjadi begitu saja. Dalam dimensi relasional antar manusia ada tiga hal penting yang terbangun sejalan dengan waktu, yaitu penghargaan (respect), pertemanan (friendship) dan keterikatan (bond).  Ketiganya menentukan sejauh mana ada kepedulian (level of care), pengaturan kerjasama (norms of cooperations) dan rasa kebersamaan (sense of identification).  Kalau sudah ada kepedulian, maka muncul saling-percaya (mutual trust), empati, bantuan, dan toleransi.   Semua ini tentu saja mempermudah kerjasama dan akhirnya mempermudah pengembangan pengetahuan antar sesama. Semakin erat hubungan antar manusia, semakin mudah bagi manusia-manusia itu untuk bertukar pikiran, dan semakin hebatlah perkembangan pengetahuan di antara mereka. Hal ini sebenarnya sangat manusiawi, tapi sayang sekali banyak orang yang mengabaikannya. Sebuah masyarakat yang penuh saling curiga, yang enggan bekerja sama, dan tak punya empati seringkali adalah masyarakat yang juga tak punya pengetahuan, tak berkembangan pengetahuannya, dan akhirnya menjadi masyarakat terkebelakang. 
  3. Dimensi kognitif.  Setiap hubungan antar-manusia tentu saja adalah hubungan antar-pikiran pula, dan pikiran-pikiran manusia dapat saling dipertukarkan melalui sistem bahasa yang mengandung simbol atau representasi (representations), cara memahami (interpretations), dan pemaknaan (meaning).  Dimensi kognitif, dengan demikian, terlihat dalam bentuk kesamaan bahasa dan kesepahaman antar manusia. Amatlah lumrah bahwa dimensi kognitif ini jadi hal penting dalam pertukaran dan perkembangan pengetahuan. Setiap butir pengetahuan merasuk ke dalam benak kita melalui bahasa. Sepintar-pintarnya seseorang, ia memerlukan cara sederhana untuk memasukkan pengetahuan ke dalam pikirannya, dan untuk itu ia perlu simbol, kata, istilah yang dapat ia pertukarkan dengan orang lain. Semakin mudah seseorang memahami orang lain, semakin mudah pula ia mempertukarkan pengetahuannya. Itulah sebabnya, dalam setiap upaya belajar seringkali hal pertama yang dilakukan seseorang adalah mempelajari semua istilah-istilah khas dari apa yang dipelajarinya itu.

Dari penjelasan Nahapiet dan Goshal di atas, kita dapat melihat betapa sifat dan karakteristik hubungan sosial dalam sebuah kelompok, organisasi, atau masyarakat amat menentukan jenis dan perkembangan pengetahuan manusia-manusia yang menjadi anggotanya. Hubungan sosial yang rileks, intim, dan saling menghargai akan menciptakan anggota-anggota yang berpengetahuan fleksibel, mudah mengembangkan pengetahuan pribadinya, dan bersama-sama menciptakan solusi atau inovasi dalam kehidupan mereka. Sebaliknya, hubungan sosial yang tegang, penuh konflik, dan saling menyalahkan cenderung menghambat perkembangan pengetahuan, atau membuat anggotanya sulit mengembangkan diri. Begitu pula, ketiadaan hubungan sosial mempersulit perkembangan pengetahuan.

Kalau dipikir-pikir lagi, sebenarnya semua itu sangatlah lumrah dan mudah dipahami. Kenapa manusia sepertinya menyukai konflik dan cenderung berkelahi? Nah, pengetahuan tentang inilah yang harus kita perbanyak pula!

Bacaan:

Nahapiet, J. and Ghoshal, S. (1998), “Social capital, intellectual capital, and the organizational advantage’, Academy of Management, The Academy of Management Review, Vol. 23 No. 2, pp. 242-66.

Iklan

Posted in Kajian Pemakai, Manajemen | Dengan kaitkata: , | 1 Comment »

Cari Informasi, Ambil Keputusan

Posted by putubuku pada September 3, 2008

Kata-kata “sistem” dan “organisasi” tak pernah lekang dari kata “informasi”, terutama ketika para peneliti teori sistem berhasil mengidentifikasi satu unsur penting lainnya, yaitu “pengambilan keputusan” (decision making). Saat ini, semua orang yang mempelajari organisasi dan manajemen sudah mahfum bahwa sekumpulan manusia dapat bekerjasama dan mencapai sebuah tujuan jika ada tata-kelola dalam soal pengambilan keputusan. Tanpa pengambilan keputusan, sebuah organisasi kehilangan arah dan akhirnya bubar.

Menarik untuk diketahui, kalau kita “mengambil keputusan” maka sebenarnya kita melalukan proyeksi dan mengandaikan bahwa ada sesuatu yang akan terjadi. Pengambilan keputusan selalu terjadi sebelum kita melakukan aksi atau aktivitas tertentu. Dengan kata lain, pengambilan keputusan selalu mendahului “kejadian” (events). Selain itu, kalau kita “mengambil keputusan” dalam sebuah organisasi maka ada prasyarat kebersamaan di dalamnya. Setiap keputusan yang diambil dalam sebuah organisasi biasanya berlaku untuk semua orang. Memang, ada keputusan yang diambil oleh satu orang, ada keputusan yang diambil oleh lebih dari satu orang, dan bahkan oleh jutaan orang sekaligus (misalnya, keputusan untuk memilih SBY sebagai presiden). Siapa pun dan apa pun keputusannya, orang lain diharapkan mengikuti keputusan itu.

Lebih menarik lagi untuk diketahui, sebagai sebuah proyeksi yang mengandung dugaan tentang sesuatu yang akan terjadi, maka setiap keputusan memerlukan “bahan mentah” atau “masukan” berupa informasi. Setiap pengambil keputusan memerlukan gambaran tentang apa saja yang sudah terjadi untuk membayangkan apa yang akan terjadi setelah keputusan diambil. Dalam kehidupan berorganisasi, setiap pengambilan keputusan berdasarkan pada keadaan yang terjadi di dalam (internal) maupun di luar (eksternal) organisasi. Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan pengelolaan informasi. Setiap organisasi selalu melakukan pengambilan keputusan, dan selalu mengelola informasi untuk membantu pengambilan keputusan. Organisasi besar (misalnya sebuah negara) maupun organisasi mini (misalnya sebuah warung di pinggir jalan) memerlukan pengambilan keputusan dan pengelolaan informasi.

Persoalan pengelolaan informasi untuk pengambilan keputusan di sebuah organisasi inilah yang jadi objek kajian kita. Salah satu teori yang dapat kita pakai untuk penelitian tentang objek kajian ini datang dari O’Reilly (1982, 1983). Secara khusus, O’Reilly mengajak kita memeriksa kemampuan manusia mengelola informasi (human information processing capacity) dalam konteks kehidupan berorganisasi. Ia mengaitkan kemampuan ini dengan perilaku informasi dan komunikasi, jenis informasi yang digunakan, dan peran informasi tersebut dalam pengambilan keputusan. Dalam asumsi dasarnya, O’Reilly melihat pengambilan keputusan sebagai salah satu wujud dari aplikasi informasi. Artinya, dalam keadaan aslinya “informasi” adalah sesuatu yang hanya berupa potensi. Kalau sebuah organisasi ingin mewujudkan potensi ini, salah satu caranya adalah dengan mengubah informasi menjadi keputusan.

Contoh gampangnya adalah: kalau Anda mendapat informasi (dan percaya pada informasi itu) bahwa besok akan hujan, dan kalau Anda memutuskan untuk membawa payung besok, dan akhirnya benar-benar membawa payung ketika ke luar rumah, maka Anda sudah mengubah potensi informasi menjadi sesuatu yang berwujud (yaitu Anda membawa payung). Jika kemudian hujan memang turun, keputusan membawa payung itu menjadi sebuah manfaat. Dapat digambarkan secara sederhana seperti ini: informasi cuaca (potensi) –> keputusan membawa payung (wujud potensi) –> membawa payung (aksi) –> terlindung dari hujan (manfaat).

Dalam pembahasannya, O’Reilly juga mempersoalkan “relevansi” informasi yang akan dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan. Maksudnya, setiap pengambilan keputusan didahului oleh sebuah upaya mencari dan menemukan informasi yang relevan. Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan perilaku informasi (information behavior). Ketika kita meletakkan semua ini dalam konteks kehidupan organisasi, maka terlihatlah kompleksitas yang amat menarik untuk dikaji. 

Salah satu aspek yang menjadi pusat perhatian O’Reilly adalah kaitan antara perilaku informasi dan hubungan kekuasaan (power relations) di dalam sebuah organisasi. Menurut teorinya, informasi yang akan dipakai sebagai bahan pengambilan keputusan dipengaruhi oleh hal-hal berikut:

  1. Kekuasaan si pemberi informasi (atau si sumber informasi) atas si pengambil keputusan. Semakin berkuasa pihak yang memberi informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Ini kedengarannya lumrah banget. Informasi dari big boss sudah pasti diprioritaskan oleh semua bawahan yang berwenang mengambil keputusan. Kalau si pengambil keputusan itu sendiri adalah seorang big boss, mungkin dia akan mencari orang tertentu yang dianggapnya lebih berkuasa, walau orang ini berada di luar organisasi. Banyak big boss yang punya “dukun” untuk membantunya mengambil keputusan 🙂
  2. Relevansi informasi terhadap tugas yang harus dilakukan seorang pengambil keputusan. Ini juga lumrah. Seorang pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang relevan untuk tugas-tugasnya terlebih dahulu, baru mempertimbangkan informasi yang relevan untuk tugas orang lain.
  3. Kaitan antara informasi dengan sistem insentif dan dis-insentif. Secara bercanda, kita bisa mengatakan bahwa informasi yang menguntungkan kedudukan seseorang pasti lebih diprioritaskan, apalagi kalau informasi itu tidak menguntungkan bagi saingan di kantor 🙂
  4. Kontribusi informasi terhadap tindakan yang akan menimbulkan imbalan positif. Berkaitan dengan butir 3 di atas, setiap pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang menurutnya akan menghasilkan reaksi positif dari rekan-rekan sesama kantor, apalagi kalau hasilnya menimbulkan pujian kepada si pengambil keputusan. Di sini berlaku azas conformity – atau yang sering disebut “cari aman”. Daripada diomelin orang sekantor, mendingan ambil keputusan yang memuaskan semua orang 🙂
  5. Kontribusi informasi bagi keuntungan pribadi. Masih berkaitan dengan butir 3 dan 4, setiap orang di semua lapisan organisasi pasti memikirkan keuntungan pribadi, dan jika ada informasi yang nantinya akan menguntungkan secara pribadi, maka informasi itulah yang jadi prioritas untuk dijadikan landasan pengambilan keputusan.
  6. Kaitan antara informasi dengan potensi konflik. Berkaitan dengan butir 4, semakin sedikit konflik yang ditimbulkan oleh sebuah informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan dalam pengambilan keputusan. Pada dasarnya O’Reilly beranggapan bahwa anggota-anggota sebuah organisasi cenderung menghindari konflik.
  7. Kemudahan penggunaan informasi, dilihat dari segi kepampatan (compact) dan kejelasan. Tentu saja, semakin mudah sebuah informasi dicerna, semakin mungkin informasi itu dipilih untuk mengambil keputusan.
  8. Hubungan antara pemberi informasi dan pengguna informasi, khususnya jika informasi ini bersifat lisan. Dalam situasi yang sesungguhnya, menurut O’Reilly banyak sekali pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan informasi lisan dari orang-orang yang dianggap “dekat”.
  9. Keterpercayaan. Berkaitan dengan butir 8, seorang pengambil keputusan akan cenderung menggunakan informasi dari “sumber-sumber yang dapat dipercaya”. Seringkali, pertimbangan ini bersifat subjektif, walau juga dipengaruhi oleh pengalaman dan situasi hubungan inter-personal di dalam sebuah organisasi.

Kalau kita lihat sembilan butir di atas, nampaklah bahwa perilaku informasi dan pengambilan keputusan bukan semata-mata kegiatan prosedural atau “teknis”. Bagi para peneliti bidang perpustakaan dan informasi, kenyataan ini tentu amat menarik, apalagi jika dikaitkan dengan budaya organisasi atau hubungan antar pegawai.

Bacaan: 

O’Reilly, C. A. III (1982), “Variation in Decision Makers’ use of Information Sources: The Impact of Quality and Accessibility of Information,” dalam Academy of Management Journal, vol. 25 no. 4, hal. 756-771.

O’Reilly, C. A., III. (1983), “The use of information in organizational decision making: A model and some propositions” dalam Research in organizational behavior, 5. Greenwich, CT: JAI Press, hal. 103-139.

Posted in Kajian Pemakai, Organisasi, Teori | Dengan kaitkata: , , | 6 Comments »