Ilmu Perpustakaan & Informasi

diskusi dan ulasan ringkas

Posts Tagged ‘Manajemen informasi’

Cari Informasi, Ambil Keputusan

Posted by putubuku pada September 3, 2008

Kata-kata “sistem” dan “organisasi” tak pernah lekang dari kata “informasi”, terutama ketika para peneliti teori sistem berhasil mengidentifikasi satu unsur penting lainnya, yaitu “pengambilan keputusan” (decision making). Saat ini, semua orang yang mempelajari organisasi dan manajemen sudah mahfum bahwa sekumpulan manusia dapat bekerjasama dan mencapai sebuah tujuan jika ada tata-kelola dalam soal pengambilan keputusan. Tanpa pengambilan keputusan, sebuah organisasi kehilangan arah dan akhirnya bubar.

Menarik untuk diketahui, kalau kita “mengambil keputusan” maka sebenarnya kita melalukan proyeksi dan mengandaikan bahwa ada sesuatu yang akan terjadi. Pengambilan keputusan selalu terjadi sebelum kita melakukan aksi atau aktivitas tertentu. Dengan kata lain, pengambilan keputusan selalu mendahului “kejadian” (events). Selain itu, kalau kita “mengambil keputusan” dalam sebuah organisasi maka ada prasyarat kebersamaan di dalamnya. Setiap keputusan yang diambil dalam sebuah organisasi biasanya berlaku untuk semua orang. Memang, ada keputusan yang diambil oleh satu orang, ada keputusan yang diambil oleh lebih dari satu orang, dan bahkan oleh jutaan orang sekaligus (misalnya, keputusan untuk memilih SBY sebagai presiden). Siapa pun dan apa pun keputusannya, orang lain diharapkan mengikuti keputusan itu.

Lebih menarik lagi untuk diketahui, sebagai sebuah proyeksi yang mengandung dugaan tentang sesuatu yang akan terjadi, maka setiap keputusan memerlukan “bahan mentah” atau “masukan” berupa informasi. Setiap pengambil keputusan memerlukan gambaran tentang apa saja yang sudah terjadi untuk membayangkan apa yang akan terjadi setelah keputusan diambil. Dalam kehidupan berorganisasi, setiap pengambilan keputusan berdasarkan pada keadaan yang terjadi di dalam (internal) maupun di luar (eksternal) organisasi. Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan pengelolaan informasi. Setiap organisasi selalu melakukan pengambilan keputusan, dan selalu mengelola informasi untuk membantu pengambilan keputusan. Organisasi besar (misalnya sebuah negara) maupun organisasi mini (misalnya sebuah warung di pinggir jalan) memerlukan pengambilan keputusan dan pengelolaan informasi.

Persoalan pengelolaan informasi untuk pengambilan keputusan di sebuah organisasi inilah yang jadi objek kajian kita. Salah satu teori yang dapat kita pakai untuk penelitian tentang objek kajian ini datang dari O’Reilly (1982, 1983). Secara khusus, O’Reilly mengajak kita memeriksa kemampuan manusia mengelola informasi (human information processing capacity) dalam konteks kehidupan berorganisasi. Ia mengaitkan kemampuan ini dengan perilaku informasi dan komunikasi, jenis informasi yang digunakan, dan peran informasi tersebut dalam pengambilan keputusan. Dalam asumsi dasarnya, O’Reilly melihat pengambilan keputusan sebagai salah satu wujud dari aplikasi informasi. Artinya, dalam keadaan aslinya “informasi” adalah sesuatu yang hanya berupa potensi. Kalau sebuah organisasi ingin mewujudkan potensi ini, salah satu caranya adalah dengan mengubah informasi menjadi keputusan.

Contoh gampangnya adalah: kalau Anda mendapat informasi (dan percaya pada informasi itu) bahwa besok akan hujan, dan kalau Anda memutuskan untuk membawa payung besok, dan akhirnya benar-benar membawa payung ketika ke luar rumah, maka Anda sudah mengubah potensi informasi menjadi sesuatu yang berwujud (yaitu Anda membawa payung). Jika kemudian hujan memang turun, keputusan membawa payung itu menjadi sebuah manfaat. Dapat digambarkan secara sederhana seperti ini: informasi cuaca (potensi) –> keputusan membawa payung (wujud potensi) –> membawa payung (aksi) –> terlindung dari hujan (manfaat).

Dalam pembahasannya, O’Reilly juga mempersoalkan “relevansi” informasi yang akan dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan. Maksudnya, setiap pengambilan keputusan didahului oleh sebuah upaya mencari dan menemukan informasi yang relevan. Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan perilaku informasi (information behavior). Ketika kita meletakkan semua ini dalam konteks kehidupan organisasi, maka terlihatlah kompleksitas yang amat menarik untuk dikaji. 

Salah satu aspek yang menjadi pusat perhatian O’Reilly adalah kaitan antara perilaku informasi dan hubungan kekuasaan (power relations) di dalam sebuah organisasi. Menurut teorinya, informasi yang akan dipakai sebagai bahan pengambilan keputusan dipengaruhi oleh hal-hal berikut:

  1. Kekuasaan si pemberi informasi (atau si sumber informasi) atas si pengambil keputusan. Semakin berkuasa pihak yang memberi informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Ini kedengarannya lumrah banget. Informasi dari big boss sudah pasti diprioritaskan oleh semua bawahan yang berwenang mengambil keputusan. Kalau si pengambil keputusan itu sendiri adalah seorang big boss, mungkin dia akan mencari orang tertentu yang dianggapnya lebih berkuasa, walau orang ini berada di luar organisasi. Banyak big boss yang punya “dukun” untuk membantunya mengambil keputusan 🙂
  2. Relevansi informasi terhadap tugas yang harus dilakukan seorang pengambil keputusan. Ini juga lumrah. Seorang pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang relevan untuk tugas-tugasnya terlebih dahulu, baru mempertimbangkan informasi yang relevan untuk tugas orang lain.
  3. Kaitan antara informasi dengan sistem insentif dan dis-insentif. Secara bercanda, kita bisa mengatakan bahwa informasi yang menguntungkan kedudukan seseorang pasti lebih diprioritaskan, apalagi kalau informasi itu tidak menguntungkan bagi saingan di kantor 🙂
  4. Kontribusi informasi terhadap tindakan yang akan menimbulkan imbalan positif. Berkaitan dengan butir 3 di atas, setiap pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang menurutnya akan menghasilkan reaksi positif dari rekan-rekan sesama kantor, apalagi kalau hasilnya menimbulkan pujian kepada si pengambil keputusan. Di sini berlaku azas conformity – atau yang sering disebut “cari aman”. Daripada diomelin orang sekantor, mendingan ambil keputusan yang memuaskan semua orang 🙂
  5. Kontribusi informasi bagi keuntungan pribadi. Masih berkaitan dengan butir 3 dan 4, setiap orang di semua lapisan organisasi pasti memikirkan keuntungan pribadi, dan jika ada informasi yang nantinya akan menguntungkan secara pribadi, maka informasi itulah yang jadi prioritas untuk dijadikan landasan pengambilan keputusan.
  6. Kaitan antara informasi dengan potensi konflik. Berkaitan dengan butir 4, semakin sedikit konflik yang ditimbulkan oleh sebuah informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan dalam pengambilan keputusan. Pada dasarnya O’Reilly beranggapan bahwa anggota-anggota sebuah organisasi cenderung menghindari konflik.
  7. Kemudahan penggunaan informasi, dilihat dari segi kepampatan (compact) dan kejelasan. Tentu saja, semakin mudah sebuah informasi dicerna, semakin mungkin informasi itu dipilih untuk mengambil keputusan.
  8. Hubungan antara pemberi informasi dan pengguna informasi, khususnya jika informasi ini bersifat lisan. Dalam situasi yang sesungguhnya, menurut O’Reilly banyak sekali pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan informasi lisan dari orang-orang yang dianggap “dekat”.
  9. Keterpercayaan. Berkaitan dengan butir 8, seorang pengambil keputusan akan cenderung menggunakan informasi dari “sumber-sumber yang dapat dipercaya”. Seringkali, pertimbangan ini bersifat subjektif, walau juga dipengaruhi oleh pengalaman dan situasi hubungan inter-personal di dalam sebuah organisasi.

Kalau kita lihat sembilan butir di atas, nampaklah bahwa perilaku informasi dan pengambilan keputusan bukan semata-mata kegiatan prosedural atau “teknis”. Bagi para peneliti bidang perpustakaan dan informasi, kenyataan ini tentu amat menarik, apalagi jika dikaitkan dengan budaya organisasi atau hubungan antar pegawai.

Bacaan: 

O’Reilly, C. A. III (1982), “Variation in Decision Makers’ use of Information Sources: The Impact of Quality and Accessibility of Information,” dalam Academy of Management Journal, vol. 25 no. 4, hal. 756-771.

O’Reilly, C. A., III. (1983), “The use of information in organizational decision making: A model and some propositions” dalam Research in organizational behavior, 5. Greenwich, CT: JAI Press, hal. 103-139.

Iklan

Posted in Kajian Pemakai, Organisasi, Teori | Dengan kaitkata: , , | 6 Comments »

Kaya Informasi, Miskin Informasi

Posted by putubuku pada April 19, 2008

Teori kekayaan informasi dalam sebuah organisasi (Information Richness Theory atau IRT) diperkenalkan oleh Daft dan Lengel (1986) untuk menjawab pertanyaan, “mengapa sebuah organisasi perlu mengolah dan mengelola informasi”. Dalam artikel mereka, kedua pengusul ini menyatakan bahwa setiap organisasi, baik organisasi bisnis maupun non bisnis, selalu menghadapi dua persoalan besar yang berkaitan dengan informasi, yaitu ketidak-pastian (uncertainty) dan ketidak-jelasan (equivocality). Para anggota dan pengurus sebuah organisasi akan selalu berupaya mengurangi ketidak-pastian dan ketidak-jelasan tersebut dengan melakukan berbagai aktivitas komunikasi dan informasi. Dalam upaya inilah terjadi berbagai bentuk komunikasi dan penggunaan berbagai jenis media. Daft dan Lengel lalu mengentarai keberadaan 7 jenis, format, atau pola komunikasi sebagai berikut:

  1. Pertemuan kelompok (group meetings) – Merupakan media yang paling “kaya” karena melibatkan pribadi-pribadi dalam satu kelompok yang relatif sudah saling mengenal secara langsung, menggunakan tatap muka, dan memungkinkan pertukaran pendapat secara intensif. Format komunikasi seperti ini dianggap ampuh untuk mengurangi ketidak-jelasan, tetapi kurang tepat untuk mengolah data mentah.
  2. Komunikasi melalui seseorang yang berfungsi sebagai perantara dan pengolah informasi (integrators) – Misalnya dalam bentuk seorang manajer proyek yang bisa lancar berkomunikasi dengan dua atau lebih kelompok dalam sebuah organisasi. Jika manajer ini terampil berkomunikasi, dia akan dapat berperan mengurangi ketidak-jelasan dan kesalahpahaman yang sering terjadi ketika dua kelompok berbeda harus bekerja sama (misalnya, kelompok “orang komputer” dan kelompok “akuntan” yang harus bekerja sama membangun sistem penggajian).
  3. Pertemuan kelompok yang lebih kecil (mini-group meeting) – Misalnya dalam bentuk rapat-rapat untuk mempertemukan dua atau lebih kelompok, berfungsi sebagai upaya mengurangi ketidakpastian dan ketidakjelasan. Pertemuan ini mungkin dipimpin oleh seorang integrator sebagaimana dijelaskan sebelumnya.
  4. Pertemuan untuk membuat perencanaan (planning) – Biasanya setiap kegiatan organisasi formal akan melalui tahap awal yang mengandung perencanaan, dan biasanya tahap ini terutama ditujukan untuk menyepakati dan menegaskan unsur-unsur penting dalam kegiatan tersebut.
  5. Laporan yang ditulis dan disebarkan secara khusus untuk menjelaskan sebuah kegiatan tertentu (special reports) – Setiap organisasi selalu punya media ini, disampaikan secara tertulis dan formal ke semua anggota, misalnya dalam bentuk notulen atau surat edaran. Format komunikasi seperti ini pada umumnya lebih tepat untuk mengurangi ketidak-pastian dan ampuh untuk memperjelas data mentah untuk keperluan analisa selanjutnya.
  6. Sistem informasi “formal” – Maksudnya adalah berbagai perangkat dan dokumen yang secara formal digunakan untuk komunikasi antar anggota organisasi, misalnya dalam bentuk kumpulan laporan berkala, pangkalan data (databases), laporan dan perhitungan keuangan (budgets), kumpulan statistik, dan sebagainya.
  7. Peraturan dan tata laksana – Biasanya tertulis dan disebarkan ke semua anggota sebagai patokan tentang hak dan kewajiban. Komunikasi melalui peraturan tertulis ini tentu saja cenderung bersifat tidak pribadi (impersonal).

Berdasarkan pengamatan mereka,  Daft dan Lengel mengenali adanya berbagai media komunikasi yang dapat digunakan dalam berbagai pola komunikasi di atas. Media inilah yang kemudian mengandung berbagai karakter berbeda, dan dapat dikategorikan menurut “kaya”-tidaknya media itu. Menurut mereka, sebuah media yang kaya informasi adalah media yang memungkinkan transaksi informasi sedemikian rupa sehingga dapat mengatasi perbedaan persepsi atau kerangka-pikir (frames of reference) yang sering menjadi sumber ketidakjelasan dan kesalahpahaman. Media komunikasi, menurut mereka, adalah sarana untuk belajar dan memahami persoalan organisasi. Dari segi waktu, semakin cepat sebuah media dapat menjadi sarana mengatasi persoalan ketidakpastian dan ketidakjelasan informasi, semakin kaya informasilah media tersebut.

Berdasarkan definisi yang sederhana itu, Daft dan Lengel mengusulkan agar para peneliti sistem informasi memperhatikan karakter informasi berbagai media, dimulai dari yang paling kaya sampai yang paling miskin, yaitu: (1 ) tatap muka (2) telepon (3) dokumen antarpribadi, seperti surat atau memo, (4) dokumen resmi, dan (5) dokumen yang mengandung informasi numerik. Termasuk dalam ciri-ciri dari kekayaan informasi sebuah media adalah kapasitas media tersebut sebagai sarana umpanbalik, kapasitas saluran dalam menampung berbagai simbol, dan dapat-tidaknya media tersebut dijadikan sarana pribadi. Itu sebabnya, komunikasi tatap-muka dianggap sebagai media paling kaya informasi.

Teori Daft dan Lengel ini sangat membantu para peneliti organisasi dan sistem informasi untuk memilah-milah karakter media dan perilaku informasi, namun sering dikritik karena tidak meletakkan media atau perilaku tersebut dalam konteks sosial-budaya. Pengertian ‘media sebagai sarana’ di dalam teori ini juga dianggap terlalu teknis dan kurang memperhatikan karaker sosial-budaya organisasi yang menggunakan media tersebut. Walau begitu, teori Daft dan Lengel ini cukup sering dipakai untuk pengamatan awal.

Bacaan:

Daft, R. L. dan Lengel, R. H. (1986) “Organizational information requirements, media richness and structural Design,” dalam Management Science vol 32 no. 5 hal. 554-571.

Posted in Manajemen, Organisasi, Teori | Dengan kaitkata: , | Leave a Comment »