Ilmu Perpustakaan & Informasi

diskusi dan ulasan ringkas

Organisasi Mencari-Tahu

Posted by putubuku pada Mei 6, 2008

Istilah inquiring organization  atau organisasi (yang selalu) mencari-tahu adalah istilah yang semakin populer di kalangan pengembang dan praktisi manajemen pengetahuan (knowledge management) untuk memberi ciri perilaku organisasi dalam konteks pencarian dan penggunaan informasi di kegiatan sehari-hari.

Selain itu, organisasi mencari-tahu juga erat berkaitan dengan semakin pentingnya fungsi belajar sambil bekerja di masa kini yang penuh perubahan. Dengan segera, konsep organisasi mencari-tahu ini juga erat berkaitan dengan perpustakaan dan sistem informasi sebagai salah satu pilar penting dalam pemelajaran di setiap organisasi.

Kita dapat mengaitkan organisasi mencari-tahu ini dengan beberapa prinsip dan filosofi organisasi, terutama tentang organisasi berorientasi-pemelajaran (learning-oriented). Organisasi seperti ini adalah organisasi yang berupaya memasukkan baik penciptaan maupun pengelolaan pengetahuan ke dalam kompetensi inti (core competencies) para anggotanya. Pondasi filosofisnya adalah pandangan tentang penciptaan pengetahuan dan sistem yang selalu mencari-tahu (inquiring systems). 

Konsep ‘pemelajaran organisasi’ itu sendiri adalah konsep tentang bagaimana dan mengapa sebuah organisasi mengetahui sesuatu yang selama ini dipelajari antara lain  lewat teori corporate epistemology  (von Krogh dan Roos, 1996). Pemelajaran tidak dipusatkan pada memperoleh pengetahuan yang benar/tepat (right knowledge) melainkan pada 3 bentuk pengetahuan yang saling melengkapi atau ko-eksisten, yaitu:

  • pengetahuan sintaktis (syntatic knowledge),
  • pengetahuan pragmatik (pragmatic knowledge) dan
  • pengetahuan semantik (semantic knowledge).

Kita dapat melihat pengaruh filsafat bahasa dan linguistik di dalam pandangan von Krogh dan Ross di atas. Pengetahuan sintaktis menyangkut ‘tata bahasa’ atau struktur pengetahuan, tentang bagaimana pengetahuan ditata dan dipresentasikan di dalam sebuah organisasi. Pengetahuan pragmatik berkaita dengan konteks dan situasi berlangsungnya pemelajaran, atau juga dikenal dengan pengetahuan praktis sehari-hari yang langsung dipakai sambil dipelajari. Pengetahuan semantik berkaitan dengan makna kata dan simbol, biasanya berkaitan dengan kesepakatan dan penyelarasan penggunaan istilah, kata, atau rujukan yang dipakai bersama-sama dalam sebuah organisasi. Sesuai perkembangan dunia yang cepat dan berubah-ubah, maka ketiga jenis pengetahuan ini menyebabkan kebutuhan informasi seseorang semakin rumit.

Kita juga musti ingat bahwa pengetahuan organisasi itu sendiri merupakan pengetahuan yang dibagi-bersama (shared knowledge) antar anggota organisasi. Sementara itu, setiap Individu punya pengetahuan pribadi, dan tantangan terbesar dari setiap organisasi adalah bagaimana memastikan pengetahuan individu ini dapat menjadi kelebihan dan keuntungan bagi organisasi. Di sinilah akhirnya berperan sistem dan simpanan (repository) pengetahuan bersama, yang tentunya tak akan ada jika tak ada perpustakaan atau sistem informasi.

Terlebih-lebih lagi, pengetahuan milik bersama atau common knowlege ini akhirnya selalu merupakan penggabungan (asimilasi) dan pemanfaatan dari semacam sistem pemelajaran terintergrasi yang dapat mendukung tindakan-tindakan organisasi. Dalam bahasa formalnya, ini disebut actionable learning untuk membedakannya dari pemelajaran yang hanya untuk belajar. Kita segera dapat melihat pula bagaimana perpustakaan dan sistem informasi amat berperan sebagai sekaligus penghimpun (repository) dan sarana belajar yang dapat digunakan sehari-hari di sebuah organisasi.

Dari sisi pandang manajemen sumberdaya manusia, kegiatan pemelajaran memungkinkan perubahan perilaku yang mengarah ke perbaikan unjuk kerja. Pemelajaran berlangsung dengan cara:

  • Memperbaiki tindakan atau aksi dengan menggunakan pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik, atau istilah kerennya practical theory –berteori sambil berpraktik juga.
  • Menjadikan pengalaman sebelumnya sebagai bagian dari rutinitas masa kini yang menuntun perilaku, ingat saja peribahasa ‘pengalaman adalah guru yang baik’. 
  • Mengembangkan pandangan-dalam atau insights, pengetahuan, dan asosiasi antara tindakan masa lalu, keefektifan tindakan itu, dan tindakan di masa depan.
  • Mendorong penemuan baru (discovery) dan penegasan (affirmation) yang dapat mendorong seorang pegawai untuk menggunakan eksperimen trial-and-error atau mencari mekanisme untuk mendapatkan pengetahuan baru.

Namun keempat butir penting di atas akan menjadi kegiatan amburadul (chaos) jika dilakukan secara individual dan tak terencana. Itu sebabnya setiap organisai memerlukan juga ‘pemeliharaan’ (maintenance) struktur dan organisasi pengetahuan agar ada pemelajaran yang efektif. Di sinilah peran penting perpustakaan dan sistem informasi, dan dalam hal inilah muncul tantangan bagi para pustakawan dan pengelola sistem untuk ‘melebur’ ke dalam sistem pemelajaran organisasi yang selalu mencari-tahu.

Bacaan:

Hall, D.J. dan Croasdell, D. (2005), “Inquiring organizations : an organizational form perspective” dalam Inquiring Organizations : Moving from Knowledge Management to Wisdom, editor James Courtney, Jhon Haynes, David Paradice, Melbourne : Idea Group Publishing.

von Krogh, G. dan Roos, J. (1996) Managing Knowledge. Perspectives on Cooperation and Competition, London : Sage

9 Tanggapan to “Organisasi Mencari-Tahu”

  1. bambang setiarso said

    terima kasih pa pencerahannya mengenai organisasi mencari tahu ?
    kebetulan studi kami tahun ini mengenai knowledge based organization , referensi yang kami pakai juga tidak jauh dari yang pa Putu sebutkan + beberapa referensi dari dewa KM yang lain.
    Syukur riset desain nya sudah selesai sekitar 50 halaman, yang berisi konsep2 KBO, model KBO dan tahapan KBO.
    by the way, sekarang lagi puyeng buat kerangka kuesioner nya, mungkin instrumen yang kita siapkan sekitar 3 kerangka kuesioner yaitu:
    1.kuesioner yang terkait dengan perilaku, norma, paradigma dan perubahan (lebih ke disiplin psikologi dan komunikasi) sudah kita list pertanyaannya tyang terkait dengan hal2 tsb diatas;
    2.kuesioner know how ?
    3.kuesioner know what ?
    jadi kita lagi inventarisasi list pertanyaan yang terkait poin 2 dan 3, tapi belum pas atau sreg mungkin dalam tulisan bapak terkait dengan pengetahuan pragmatik dan sintaktis.
    pertanyaannya : apakah bapak pernah baca atau punya list pertanyaan poin 2 dan 3, atau apa kira2 masukkannya atau petunjuk referensi apa yang pernah bapak baca, saya sudah ngubek tapi belum ketemu yang pas? mohon bantuan as soon as possible.

    salam
    bambang setiarso

  2. putubuku said

    Mas Bambang, saya kurang paham apa yang persisnya Anda teliti. Tapi kalau mau membahas jenis-jenis pengetahuan dalam konteks KM, berikut ini ada beberapa artikel yang mungkin relevan:

    “Knowledge Type and Communication Media Choice in the Knowledge Transfer Process”
    Samantha R Murray, Joseph Peyrefitte. Journal of Managerial Issues. Pittsburg: Spring 2007. Vol. 19, Iss. 1; pg. 111

    “The concept of knowledge in KM: a dimensional model” Bertolt Meyer, Kozo Sugiyama. Journal of Knowledge Management. Kempston: 2007. Vol. 11, Iss. 1; pg. 17

    “Intangible resources: a categorial system of knowledge and other intangible assets”
    T. Diefenbach. Journal of Intellectual Capital. Bradford: 2006. Vol. 7, Iss. 3; pg. 406

    “The five-tier knowledge management hierarchy” Richard C Hicks, Ronald Dattero, Stuart D Galup. Journal of Knowledge Management. Kempston: 2006. Vol. 10, Iss. 1; pg. 19

  3. bambang setiarso said

    terima kasih pa Putu atas informasinya

    sebenarnya sederhana saja penelitian KBO saya, yaitu memahami karakter KBO,kemudian apa yang bisa ditiru dari KBO di organisasi saya kira2 begitu, kalau ketemu yang bisa ditiru baru di modifikasi untuk memberikan nilai tambah tertentu kalau KBO itu diterapkan di organisasi kami.
    kira2 begitu pa garis besarnya, jadi studi ini bagian kecil dari rencana pengembangan organisasi yang lebih besar, berdasarkan survai awal yang kami lakukan dan dipresentasikan di Raker 2008 ybl==>ternyata karakternya sudah mendekati syarat2 yang telah ditentukan oleh KBO tinggal model mana yang paling pas sesuai dengan budaya dan karakter organisasi itu sendiri.

    salam
    b.setiarso

  4. Endro DH said

    Penelitian menarik pak Bambang. Saya juga pernah mengadakan penelitian yang berhubungan dengan organisasi dan pembelajaran, Pak Putu dan Pak Bambang. Penelitian saya berusaha mengukur tingkat ‘learning organisation’ (LO) dalam perpustakaan. Hasilnnya adalah sebuah alat ukur apakah sebuah perpustakaan sudah mengembangkan model LO. Saya merujuk pada konsep LO nya Peter Senge juga KM nya Nonaka dan Takeuchi dengan SECI modelnya dan pengarang-pengarang lain. Hasilnya adalah pengembangan perpustakaan dengan 17 prinsip LO.

    Konsep ‘organisasi yang mencari tahu’ yang dipaparkan oleh pak Putu kok kayanya ada elemen-elemen LO nya Peter Senge. Pertanyaan saya pak Putu, apa perbedaan kedua konsep ini, juga kelebihan konsep ‘organisasi mencari tahu’ dengan konsep LO nya Peter Senge.

  5. putubuku said

    Endro, menurut yang saya baca di artikelnya, “inquiring organization” lebih dikaitkan ke konteks pencarian informasi. Jadi kayaknya lebih sempit/spesifik dibanding prinsip LO-nya Senge. Persoalan yang selalu menghantui kita-kita para pengelola informasi, kan, adalah: bagaimana memastikan bahwa sistem simpan-temu kembali informasi setidaknya “nyangkut”-lah ke pemelajaran, dan kalau bisa tentu “lebur” ke dalam proses pemelajaran. Sebab, kalau tidak lebur atau bahkan tidak nyangkut sama sekali, perpustakaan atau sistem informasi sering dianggap semata-mata pajangan -nyebelin, kan?

  6. bambang setiarso said

    terima kasih pa Endro DH

    jadi KBO yang ingin di kaji memang tidak lepas dari konsep LO-nya senge yang terkenal itu cuma gimana aplikasinya di kita yang berbeda budaya, karakter, etos kerjanya, performance indicatornya, dsb plus SECI nya Nonaka,dari kajian ini diharapkan model SECI nya pa Nonaka bisa di adop plus sedikit modifikasi (asumsi saya) karena konsepnya berdasarkan psikologi ketimuran — mudah2 bisa diadop sepenuhnya.
    memang kita sudah punya beberapa model KBO cuma yang berat bagaimana model yang cocok tadi?

    terima kasih

    salam
    bambang setiarso

  7. yusran said

    nice blog pak.. salam kenal.. aku add di blogku ya.. thanks..

  8. bambang setiarso said

    nambahkan aja jadi dari Riset Delphi Group ==> menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dengan struktur adalah sbb:

    – 42% dipikiran (otak) karyawan;
    – 26% di dukumen kertas;
    – 20% di dokumen elektronik; dan
    – 12% tercecer di knowledge base electronics.

    Hooffrage menjelaskan tentang beberapa langkah yang perlu dilakukan oleh suatu perusahaan/organisasi dalam rangka proses update terhadap berbagai macam pengetahuan bail yang lama maupun baru (inovasi), mungkin bisa juga disebut factual knowledge ayitu praktis dan sangat ekplisit utnuk mendukung pekerjaan dan pembuatan keputusan sehari-hari, well-known dan digunakan secara sadar (ini yang sangat diperlukan sebenarnya).

    Jadi hal tersebut memperkuat pendapat Wiig yang mengemukakan tentang siklus evolusi pengembangan pengetahuan individu, gagasan dan ujungnya inovasi ==> dengan mensistematiskan pengetahuan sebagai abtraksi yang berbeda sebagai metaknwoledge general principles, schema, scripts, metodologi dan model operasional.

    salam
    bambang setiarso

  9. bambang setiarso said

    13 mei 2008
    Peluncuran Buku ” Mencairkan gunung es — siasat mengubah kebekuan di Organisasi” oleh : Miranda S Goeltom, 214 hal.

    Buku ini yang banyak menceritakan bahwa penerapan knowledge management membutuhkan keseriusan dan komitmen dari seluruh pihak yang mewujudkan. Juga buku ini menceritakan bahwa knowledge maangement dapat diterapkan di Bank Indonesia.
    Dalam perjalanannya, bahwa penerapan KM tidak hanya bicara mengenai teori dan best practices. Namun, kita juga tidak boleh bosan untuk terus menggali dan menemukan suatu cara baru yang dapat disukai orang sehingga orang tidak merasa terpaksa dengan insiatif ini.
    Oleh karena itu, menyebut KM adalah pendekatan dengan hati. Buku ini didesain khusus dan juga berfungsi sekaligus sebagai “ruang napas” bagi pembaca dalam memahami konsep team work, kesatuan yang cair dan lumer, serta bagaimana membongkar kekakuan pola hubungan dan komunikasi. Buku ini terdiri dari 7 bab dan epilog yaitu:

    bab I niat berubah dan menyelesaikan pekerjaan ==> kualitas pegawai terletak pada kemampuan mereka menyelesaikan tugas yang diberikan. Kualitas ini sering tersembunyi, tersimpan diam2, seolah tidak ada.

    bab II mereka adalah mitra ==> mitra bukan sekedar rekan atau pasangan, tetapi seorang teman yang peduli atau sahabat yang selalu hadir manakala dibutuhkan.

    bab III berbgai modal menjadi bekal ==> jalinan hubungan tercipta tanpa harus mengenal posisi dan aspirasi.

    bab IV belajar bersama berbagai rasa tapi bersatu==> setiap orang ingin mengartikan kata “belajar” sebagai suatu yang menyenangkan. terutama jika kata belajar ini muncul di dunia kerja. Belajar yang mengandung keakraban dan toleransi, bukan pemintaran dan pencarian prestasi yang memisahkan seseorang dengan milieu terdekatnya. Belajar ya belajar, usaha kita untuk menjadi lebih baik dari sebelumnya.

    bab V jauh tapi dekat, berpisah tapi bersatu ==> menceritakan kantor pusat Bank Indonesia di Jakarta.

    bab VI medium hangat, medium sejuk ==> kalau masuk gedung pusat Bank Indonesia terkesan hangat, lapang dan terbuka. Suasana kantor modern muncul dari keberadaan teknologi informasi yang seolah menyatu dengan seluruh aparatus kantor lainnya. Di balik dinding pastilah tersebar jaringan kabel2 optik, seperti jaringan saraf di tubuh manusia, tersembunyi, namun terus mendenyutkan kehidupan.

    bab VII jejaring pengetahuan menyala kearifan ==> jaringan komputer di sebuah organisasi menjadi sangat bermanfaat ketika pegawai dapat memanfaatkan data dan informasi, merangkainya menjadi pengetahuan dan mengemasnya sebagai kearifan ayng mendasari keputusan dan tindakannya. Perancang teknologi berupaya terus menghadirkan teknologi yang semanusiawi mungkin.

    epilog : pengelolaan pengetahuan yang seksama dan sungguh merupakan cara ampuh untuk membentuk pegawai yang kreatif dan inovatif.

    Jadi secara keseluruhan buku ini menceritakan perjalanan transformasi internal dalam menghadapi perubahan, serta bisa berbagi dan belajar dimana proses terwujudnya ini terjadi pertukaran pengetahuan secara berkesinambungan.
    Inisiatif KM diharapkan dapat mengubah organisasi yang selalu belajar dan mampu beradaptasi dengan lingkungan.

    salam
    bambang setiarso

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: