Ilmu Perpustakaan & Informasi

diskusi dan ulasan ringkas

Kaya Informasi, Miskin Informasi

Posted by putubuku pada April 19, 2008

Teori kekayaan informasi dalam sebuah organisasi (Information Richness Theory atau IRT) diperkenalkan oleh Daft dan Lengel (1986) untuk menjawab pertanyaan, “mengapa sebuah organisasi perlu mengolah dan mengelola informasi”. Dalam artikel mereka, kedua pengusul ini menyatakan bahwa setiap organisasi, baik organisasi bisnis maupun non bisnis, selalu menghadapi dua persoalan besar yang berkaitan dengan informasi, yaitu ketidak-pastian (uncertainty) dan ketidak-jelasan (equivocality). Para anggota dan pengurus sebuah organisasi akan selalu berupaya mengurangi ketidak-pastian dan ketidak-jelasan tersebut dengan melakukan berbagai aktivitas komunikasi dan informasi. Dalam upaya inilah terjadi berbagai bentuk komunikasi dan penggunaan berbagai jenis media. Daft dan Lengel lalu mengentarai keberadaan 7 jenis, format, atau pola komunikasi sebagai berikut:

  1. Pertemuan kelompok (group meetings) – Merupakan media yang paling “kaya” karena melibatkan pribadi-pribadi dalam satu kelompok yang relatif sudah saling mengenal secara langsung, menggunakan tatap muka, dan memungkinkan pertukaran pendapat secara intensif. Format komunikasi seperti ini dianggap ampuh untuk mengurangi ketidak-jelasan, tetapi kurang tepat untuk mengolah data mentah.
  2. Komunikasi melalui seseorang yang berfungsi sebagai perantara dan pengolah informasi (integrators) – Misalnya dalam bentuk seorang manajer proyek yang bisa lancar berkomunikasi dengan dua atau lebih kelompok dalam sebuah organisasi. Jika manajer ini terampil berkomunikasi, dia akan dapat berperan mengurangi ketidak-jelasan dan kesalahpahaman yang sering terjadi ketika dua kelompok berbeda harus bekerja sama (misalnya, kelompok “orang komputer” dan kelompok “akuntan” yang harus bekerja sama membangun sistem penggajian).
  3. Pertemuan kelompok yang lebih kecil (mini-group meeting) – Misalnya dalam bentuk rapat-rapat untuk mempertemukan dua atau lebih kelompok, berfungsi sebagai upaya mengurangi ketidakpastian dan ketidakjelasan. Pertemuan ini mungkin dipimpin oleh seorang integrator sebagaimana dijelaskan sebelumnya.
  4. Pertemuan untuk membuat perencanaan (planning) – Biasanya setiap kegiatan organisasi formal akan melalui tahap awal yang mengandung perencanaan, dan biasanya tahap ini terutama ditujukan untuk menyepakati dan menegaskan unsur-unsur penting dalam kegiatan tersebut.
  5. Laporan yang ditulis dan disebarkan secara khusus untuk menjelaskan sebuah kegiatan tertentu (special reports) – Setiap organisasi selalu punya media ini, disampaikan secara tertulis dan formal ke semua anggota, misalnya dalam bentuk notulen atau surat edaran. Format komunikasi seperti ini pada umumnya lebih tepat untuk mengurangi ketidak-pastian dan ampuh untuk memperjelas data mentah untuk keperluan analisa selanjutnya.
  6. Sistem informasi “formal” – Maksudnya adalah berbagai perangkat dan dokumen yang secara formal digunakan untuk komunikasi antar anggota organisasi, misalnya dalam bentuk kumpulan laporan berkala, pangkalan data (databases), laporan dan perhitungan keuangan (budgets), kumpulan statistik, dan sebagainya.
  7. Peraturan dan tata laksana – Biasanya tertulis dan disebarkan ke semua anggota sebagai patokan tentang hak dan kewajiban. Komunikasi melalui peraturan tertulis ini tentu saja cenderung bersifat tidak pribadi (impersonal).

Berdasarkan pengamatan mereka,  Daft dan Lengel mengenali adanya berbagai media komunikasi yang dapat digunakan dalam berbagai pola komunikasi di atas. Media inilah yang kemudian mengandung berbagai karakter berbeda, dan dapat dikategorikan menurut “kaya”-tidaknya media itu. Menurut mereka, sebuah media yang kaya informasi adalah media yang memungkinkan transaksi informasi sedemikian rupa sehingga dapat mengatasi perbedaan persepsi atau kerangka-pikir (frames of reference) yang sering menjadi sumber ketidakjelasan dan kesalahpahaman. Media komunikasi, menurut mereka, adalah sarana untuk belajar dan memahami persoalan organisasi. Dari segi waktu, semakin cepat sebuah media dapat menjadi sarana mengatasi persoalan ketidakpastian dan ketidakjelasan informasi, semakin kaya informasilah media tersebut.

Berdasarkan definisi yang sederhana itu, Daft dan Lengel mengusulkan agar para peneliti sistem informasi memperhatikan karakter informasi berbagai media, dimulai dari yang paling kaya sampai yang paling miskin, yaitu: (1 ) tatap muka (2) telepon (3) dokumen antarpribadi, seperti surat atau memo, (4) dokumen resmi, dan (5) dokumen yang mengandung informasi numerik. Termasuk dalam ciri-ciri dari kekayaan informasi sebuah media adalah kapasitas media tersebut sebagai sarana umpanbalik, kapasitas saluran dalam menampung berbagai simbol, dan dapat-tidaknya media tersebut dijadikan sarana pribadi. Itu sebabnya, komunikasi tatap-muka dianggap sebagai media paling kaya informasi.

Teori Daft dan Lengel ini sangat membantu para peneliti organisasi dan sistem informasi untuk memilah-milah karakter media dan perilaku informasi, namun sering dikritik karena tidak meletakkan media atau perilaku tersebut dalam konteks sosial-budaya. Pengertian ‘media sebagai sarana’ di dalam teori ini juga dianggap terlalu teknis dan kurang memperhatikan karaker sosial-budaya organisasi yang menggunakan media tersebut. Walau begitu, teori Daft dan Lengel ini cukup sering dipakai untuk pengamatan awal.

Bacaan:

Daft, R. L. dan Lengel, R. H. (1986) “Organizational information requirements, media richness and structural Design,” dalam Management Science vol 32 no. 5 hal. 554-571.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: